Pembantu Pentadbiran adalah satu jawatan dimana tugasnya merangkumi pelbagai jenis skop kerja yang memerlukan pekerja untuk mahir menggunakan Microsoft Office, kemahiran menggunakan sistem, memasukkan data, menguruskan temujanji dan menyiapkan laporan.
Semasa menjalani temuduga, kemungkinan besar penemuduga akan bertanya kemahiran anda sebagai seorang pembantu pentadbiran, latar belakang dan pengalaman kerja anda yang lain.
Baca: 5 Soalan Yang Confirm Ditanya Semasa Temuduga Kerja Kerajaan & Swasta
Soalan Temuduga Jawatan Pembantu Pentadbiran
Berikut adalah soalan temuduga beserta contoh jawapan:
- Bolehkah anda ceritakan kepada saya pengalaman kerja yang lalu?
- Apa yang anda tahu mengenai syarikat kami?
- Mengapa anda mahu bekerja sebagai pembantu pejabat untuk syarikat ini?
- Apakah tugas pentadbiran yang anda lakukan sebelum ini?
- Apakah kelebihan anda?
- Bagaimana anda mengatur jadual pentadbiran dengan teratur?
- Apakah jenis kemahiran komputer yang anda ada?
- Bagaimana kemahiran pentadbiran anda boleh menyumbang kepada pasukan kami?
- Bagaimana anda menangani situasi tekanan sebagai pembantu pejabat?
- Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai kedudukan pembantu pejabat?
- Bolehkah anda memberitahu saya mengenai pengalaman masa lalu anda sebagai pembantu pejabat?
Bolehkah anda ceritakan kepada saya pengalaman kerja yang lalu?
Ini adalah soalan pertama yang ditanyakan oleh penemuduga kepada anda.Soalan ini juga membolehkan majikan dapat mengenali anda dengan lebih baik dan mengetahui kesesuaian anda untuk memegang jawatan ini.
Contoh jawapan: “Saya berasal dari sebuah bandar kecil di Perak di mana saya lulus cemerlang semua matapelajaran di dalam SPM. Saya kemudian datang ke Kuala Lumpur untuk menyambung pelajaran sehingga memperolehi Ijazah Sarjana Muda Akaun dan Pentadbiran . Baru-baru ini saya telah menamatkan Intership sebagai pembantu pejabat di sebuah syarikat terkemuka sebagai pembantu pejabat dan saya merasakan saya telah benar-benar mengembangkan kemahiran pengurusan data dan organisasi serta kemahiran perkhidmatan pelanggan saya. ”
Apa yang anda tahu mengenai syarikat kami?
Pastikan anda membuat kajian mengenai syarikat tempat anda membuat permohonan. Bersiap sedia dengan mengetahui apakah syarikat berikan kepada pelanggannya, nilai-nilai terasnya dan beberapa pandangan mengenai bagaimana syarikat itu menyediakan produk atau perkhidmatannya. Semasa ditanya dengan soalan ini, jawab apa yang anda fahami mengenai misi syarikat dan nilai yang berkaitan dengan syarikat.
Contoh jawapan: “Saya biasa dengan apa yang ditawarkan Save Financial kepada pelanggannya dan saya secara peribadi tertarik kepada syarikat kerana saya merasakan bahawa nilai-nilai yang dimiliki Save Financial menggambarkan nilai-nilai saya sendiri. Syarikat ini membantu dari segi bantuan kewangan yang selamat untuk keluarga dan pesara serta mengutamakan kepuasan pelanggan . ”
Mengapa anda mahu bekerja sebagai pembantu pejabat di syarikat ini?
Ini adalah satu lagi soalan biasa yang mungkin disoal ketika temuduga dijalankan. Tujuannya adalah agar penemuduga dapat mengetahui minat anda terhadap tugasan dan juga jawatan tersebut. Jawab soalan ini dengan mengaitkan persamaan antara matlamat serta visi dan misi syarikat dan matlamat serta visi dan misi anda sendiri. Ini akan menunjukkan bahawa anda bukan sahaja meminati karier anda, tetapi anda juga meminati tugasan anda.
Contoh jawapan: “Saya mengutamakan dan meletakkan kepentingan pada tugas pentadbiran seperti membuat jadual yang teratur, membantu menyelesaikan tugas kemasukan data dan berinteraksi dengan pelanggan. Saya sentiasa bersemangat untuk menolong orang lain dan saya merasakan bahawa Save Financial mempunyai matlamat yang sama seperti saya. Oleh kerana itu, saya rasa saya sangat sesuai untuk jawatan ini. ”
Apakah tugas pentadbiran yang anda lakukan sebelum ini?
Soalan ini membantu Pengurus Sumber Manusia menentukan adakah anda sesuai dan menepati kehendak mereka untuk menjawat jawatan tersebut. Berikut adalah contoh untuk anda menjawab soalan seperti ini.
Contoh jawapan: “Sebagai pembantu tadbir untuk Time Wise Financials, saya adalah orang pertama yang bertemu pelanggan sama ada secara peribadi atau melalui telefon. Saya mengekalkan talian telefon pejabat utama dan juga lima talian berasingan untuk VP syarikat. Saya juga bertanggungjawab menguruskan kalendar VP saya, mengatur persidangan perniagaan dan perjalanan dan membantu menghasilkan persembahan menggunakan PowerPoint dan Apple Keynote. ”
Apakah kelebihan anda?
Sekiranya anda mendapat soalan ini, berikan jawapan yang jujur kepada penemuduga. Fikirkan satu hingga tiga kekuatan yang mencerminkan tahap profesionalisme dan kemahiran anda.
Contoh jawapan: “Saya merasakan kekuatan profesional saya yang paling besar adalah kemahiran komunikasi dan kemahiran organisasi saya. Di kedudukan terakhir saya di Save Financial, saya menguruskan akaun emel syarikat dan membuat kemas kini mingguan yang diterima oleh ahli pasukan. Saya akan memastikan kerja seluruh ahli pasukan sentiasa teratur dan bertugas melalui emel ini. Sekiranya saya diambil untuk mengisi kekosongan jawatan tersebut, saya akan menggunakan kekuatan ini untuk menyumbang kepada produktiviti syarikat. ”
Bagaimana anda memastikan jadual pentadbiran disusun setiap hari?
Jawapan anda juga membolehkan majikan memahami cara anda melaksanakan tugas pentadbiran untuk mengawasi pelbagai jadual dan temujanji serta dapat menyelesaikan tugas harian anda dengan cekap dan tepat pada masanya.
Contoh jawapan: “Sebagai pembantu pejabat, syarikat adalah keutamaan saya. Saya memulakan pekerjaan setiap hari dengan menyusun senarai semua tugas yang mesti dilakukan pada hari itu. Kemudian saya memeriksa kalendar untuk sebarang perjumpaan, temujanji atau acara lain yang dijadualkan mengingatkan mereka. Saya sentiasa membuat panggilan dan memeriksa emel untuk sebarang tugasan baru supaya tidak ada yang terlepas.”
Baca juga: Soalan Temuduga Jenis Terbuka: Ini Antara Contoh Soalan Bakal Disoal Penemuduga
Apa jenis kemahiran komputer yang anda ada?
Soalan ini untuk menentukan tahap kemahiran komputer anda dan adakah ianya menepati kehendak syarikat.
Contoh jawapan: “Saya sangat mahir menggunakan semua aplikasi yang terdapat di dalam Microsoft Office kerana dalam pekerjaan yang lalu, saya menggunakannya setiap hari untuk menyiapkan semua tugasan saya. Saya juga mahir dan biasa menggunakan WordPress kerana perlu mengemas kini portal rasmi syarikat.”
Bagaimana kemahiran pentadbiran anda akan menyumbang kepada pasukan kami?
Nyatakan kepada majikan bahawa anda boleh memberi sumbangan yang besar kepada syarikat. Tunjukkan kepada penemuduga bagaimana anda merancang untuk menyokong perkembangan syarikat dalam jawapan anda.
Contoh jawapan: “Saya yakin dengan kemampuan saya untuk memastikan semua orang bekerja dengan teratur dan mengikut jadual sehingga kita semua dapat memenuhi objektif. Saya juga merasakan bahawa dengan mengambil alih sebahagian besar tugas pentadbiran, semua pekerja dapat meluangkan masa mereka dengan lebih efisien serta meningkatkan produktiviti kerja mereka.”
Beritahu saya tentang masa ketika anda menemui pelanggan atau pelanggan yang tidak berpuas hati pada masa lalu sebagai pembantu pejabat. Bagaimana anda menangani keadaan itu?
Soalan ini ditanya kerana mereka akan menilai cara atau kaedah yang anda gunakan ketika bekerja di bawah tekanan. Berikan jawapan dengan jujur dan ceritakan perasaan anda dan cara mengatasinya.
Contoh jawapan: “Sebagai pembantu pejabat di Save Financial, saya pernah berurusan dengan pelanggan yang kecewa melalui telefon. Pelanggan merasa tertekan dan marah kerana caj yang dikenakan tidak berpatutan. Saya membiarkan pelanggan meluahkan perasaan mereka. Selepas itu, saya meminta maklumat keahlian pelanggan dan cuba menyelesaikan masalahnya. Setelah kami menyelesaikan masalah tersebut, pelanggan itu tenang dan meminta maaf kepada saya.”
Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai kedudukan pembantu pejabat?
Kemukakan soalan yang akan membantu anda menilai sama ada syarikat itu sesuai untuk anda. Anda boleh gunakan contoh soalan berikut untuk bertanyakan soalan kepada penemuduga.
Contoh jawapan: “Apa lagi yang boleh anda ceritakan mengenai tugas dan tanggungjawab harian pekerjaan pembantu pejabat? Apakah harapan anda terhadap pasukan pentadbiran anda? Bagaimana anda menilai pencapaian dan kejayaan sesuatu pekerja? Mengapa pembantu pejabat terakhir meninggalkan syarikat ini? Adakah terdapat latihan atau peluang pengembangan profesional yang ditawarkan oleh syarikat untuk membantu mengembangkan kemahiran pentadbiran saya dengan lebih jauh? ”
Setiap soalan pasti ada jawapannya. Anda boleh mencipta soalan-soalan yang berkaitan dengan jawatan yang ditawarkan untuk mendapatkan jawapan yang sesuai sebelum ditemuduga.
Semoga anda berjaya di dalam temuduga dan semoga segalanya berjalan dengan lancar.